時間管理那點事兒

你每天在忙什么？

你為什么這么忙？

你忙的每一件事情真的有必要么？

你這么忙，取得了什么結果？

有沒有更好的工作方法？

  每每談到工作，大多數職業人的第一反應就是忙，真的很忙，從早到晚，水都顧不上喝一杯。一般碰到這種情況我就會問上面的問題，很多人會停下來想一想“我到底為什么這么忙“？有時候是工作多，但更多時候還是工作安排的不夠優化，造成了越忙越亂越亂越忙的惡性循環，說白了就是所謂的瞎忙 - 每天四腳朝天的折騰，腰酸背痛但是卻沒有有價值的產出。要想每天的工作有效率有效果，要想持續的成長，提升自身能力和價值，就必須重視時間管理這件事。

  有個經典的問題，小明每天早上7點起床，出門前他要完成下面幾件事：燒熱水15分鐘（for洗漱），準備早餐10分鐘（不需人工操作），洗漱10分鐘，吃早餐10分鐘，收聽廣播30分鐘，問他最快幾點能出門？

第一種方式：

- 起床 7：00

- 燒水 --------------- 7：15

- 洗漱 -------------------------7：25

- 準備早餐 -----------------------------------7：35

- 吃早餐 ---------------------------------------------7：45

- 聽廣播 ---------------------------------------------------------------------------8：15

小明的時間安排的滿滿的，沒有一會兒真閑著，最早也要8：15才能出門，前后需要1個多小時

第二種方式：

- 起床 7：00

- 聽廣播 ------------------------------ 7：30

- 燒水 --------------- 7：15

- 洗漱 --------------------7：20

- 準備早餐 ----------7：10

- 吃早餐 -----------------------------------7：35

每件事情也都完成了，但是7：35就可以高高興興出門了

  這是個很簡單的例子，不用想就能找到癥結所在：第一種方式是串行，事情一件一件按部就班的做；第二種方式是調整事項的先后順序，還把事情并行處理，明顯加快了速度，幾件事情做下來節省了40分鐘。但是在每天的工作中，各種事情千頭萬緒，不如抽絲剝繭的深思一下，往往形不成全局的認知，很難一眼看出來哪些事情需要優先處理，哪些事情可以并行處理。我發現很多同學都是來了事情，不在腦子里過一下埋頭就去干，也不看看工作之間的前因后果先后順序，結果大多是力氣不少花事情沒辦好。不能真正的用好時間，管理好時間，肯定沒法做出高效產出。

  時間是個物理三維之外的更高維度，抽象，看不到摸不著，卻無時不刻在影響著我們的一切；千金買不到，窮人富人一樣多，對每個人都是公平的；同樣的時間，有人過的精彩紛呈，有的卻是愁云慘淡，最關鍵的原因就在于如何對待時間。時間管理是人生的一項底層技能，健康，財務，快樂，幸福，成長，人生的一切重要事務都和時間管理緊密相連，其本質是運用科學的方法對工作進行安排，調整工作流程，建立優秀的生活工作習慣，如果再往深一點說就是如何做好自我管理。就像上篇關于學習的博客（學習那點兒事）中提到的，管理自己其實是最難的。人的本性是動物，”爬行動物腦”控制著我們的本能行為，餓了要吃飯，困了要睡覺，累了要休息，生氣就要發怒，最好能夠不勞而獲......；“新腦”則控制著我們的意志，它能夠抑制爬行動物腦的沖動，讓我們做當前很難受但是長遠有價值的事情，讓我們能夠不斷成長進步。你要持續的鍛煉”新腦“，讓它變的愈發強大，讓它克制住潛意識里的人性弱點。鍛煉的方式嘛，不外乎內外兼修：在內加強自律，刻意練習不斷強化養成習慣；在外增加被督促的壓力，比如把你要的事情

• 寫下來：用手寫，貼在自己看的到的地方；貼在電腦上辦公桌上，時時刻刻提醒自己

• 喊出來：把目標告訴你的哥們閨蜜，同學，同事，朋友圈立個flag ，等堅持不住的時候肯定有”熱心人“來修理你

• 放下來：不是讓你把事情放下來，是在堅持的實在痛苦的時候，給自己點獎勵，短時間放縱下。意志力就像肌肉，崩的太緊也會疲勞，在苦逼的人也需要快樂

下面給大家分享一些時間管理的小技巧，找到適合你自己的，趕緊行動起來。

1. 弄清現狀

  不打無準備的仗，要想管好時間，先要知道你每天的時間去哪兒了。從早上睜眼開始到上床睡覺，詳細記錄下自己每天做的事情，記錄在什么時間點做了些什么：刷手機，朋友圈，閱讀，娛樂，編碼，學習，音樂，大餐，溝通還是閑談，記錄的要盡量細。下面是我某一天記錄的流水賬（只分享工作內容），每天幾點幾分做了哪些事情一目了然：

1. 評審中煤項目的計劃安排 - 9：30 - 10：00

2. 準備達內機試題，進行評審 10：00 - 10：30

3. 評審中車控制系統的系統設計： 10： 35 - 10：45

4. Java候選人面試 11：00 - 11：20 （然后休息20分鐘）

5. 中煤項目執行流程溝通： 11：40 - 11：55

6. VUE候選人面試 12：00 - 12： 20

7. 確認中煤項目前臺開發合作方式 12：40 - 12：55

8. 管理團隊周會 13：00 - 14：05

9. 測試人員二面 14：15 - 14：45

10.  午餐14：45 - 15：00

11. 與人力團隊討論公司薪資調整制度規范 15：00 - 15：30

12. 溝通面試通過候選人的團隊安排 15：35 - 15： 47

13. 溝通后期人力招聘優先級和日程安排 15：50 - 16：00

14. 面試后臺開發工程師： 未通過 16：05 - 16：45

15. 溝通面試結果，分享面試看人技巧 16：45 - 16：50

16. 梳理團隊人力需求17：00 - 17：30

17. 處理各種雜事兒 18：30 - 20：30

看完上面的日志記錄，是不是覺得有什么問題，建議你停在這里思考一下再往下看：

思考

思考

思考

  如果你看出來問題來了，那恭喜你，時間管理第一招你已經學到了；如果你還沒看出來，那也得恭喜下，你現在應該深刻理解到時間管理為什么難了（看不出一天的工作重點是什么，工作不是被安排而是被裹挾著往前走）�？吹竭@里，先立個flag堅持連續兩周記錄每天的時間消耗，你就會對時間的使用有大體的認知：有多少時間是被打斷的，有多少時間是計劃外的，有多少是全心投入工作的，應該怎么安排不同的工作。

2. 做好計劃

  人生難免有曲折，一些局部的困難很容易讓人迷失從而喪失前進的動力。只有設立明確的目標點亮指路明燈，才能在迷茫的時候保持清醒，才能時刻知道自己現在在哪里，自己要去哪里，明白這兩點之間的差距。你的目標在哪里？閉上眼，心平靜氣的問問自己，現在就做！除了大目標，更要學會做年度計劃，月度計劃，周計劃，每日計劃，再大的目標也是靠一分一秒的點滴積累實現的。凡事預則立不預則廢，每天每周都要做好計劃把工作規劃好。比如每周周日下午專門找出1 - 2個小時回想下這一周的工作：哪些做得好，哪些做得不足，需要做哪些改進，想好了一定記下來；接著思考下下周的工作計劃，在筆記上把事情按照優先級列出來。在每天晚上也做同樣的事情，對當天的工作進行反思，把第二天需要處理的工作梳理清楚。早上到辦公室后檢查下郵件，開晨會，盡量收集需要處理的計劃外事項，并據此調整工作計劃：突發事情需要加進來，優先級是什么，原計劃完成但是做不完的事情怎么處理，心里要有個算算。把每天的工作使用todo list一條條列出來，工具可以用”有道筆記“或者”印象筆記“都不錯。我一般是按周設立類別，一周的工作是一篇筆記，上面記錄本周要做的事情，按天安排好。每天晚上下班前，提前看下第二天的工作，如果需要協調資源，提前規劃好。工作開始時，每做完一項就劃掉一項，看著滿滿的橫杠杠個人會有很強的成就感。

2. 管理好事情優先級

  常用的工具是四象限管理法，其觀念是把主要精力和時間集中放在那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患未然。日常工作中往往有機會去計劃和完成一件事，但常常又沒有及時地去做，隨著時的推移，重大事項始終難以取得進展，等快到截止時間的時候又開始加班加點，打亂了原有的節奏，造成工作產出上下起伏。四象限法就是把要做的事情按照緊急、不緊急、重要、不重要的排列組合分成四個象限，讓重要的事情可以波瀾不驚地逐步取得進展。尤其像親情，夢想這樣的事情，要準備打持久戰，把做這些事情的時間計劃出來。

• 第一象限：緊急而重要的事情，具有時間緊迫性和影響重要性，無法回避也不能拖延，必須首先處理優先解決，比如生產系統事故，客戶投訴處理。

• 第二象限：不緊急但重要的事情，對個人的成長和發展具有重大的意義，這類事情必須提前規劃，持續推進，在不忙的時候也不能松懈，一定記住短期成功靠機會，中期成功靠能力，長期成功靠積累。

• 第三象限：緊急但不重要的事情，不要認為緊急的事情就是重要的，這個很考驗個人的綜合判斷能力，不能讓不重要的事情占用太多寶貴時間。

• 第四象限：不緊急不重要的事情，大多是些瑣碎的雜事，上網、閑聊、游逛，看著安排就好了，畢竟人也不能活的太苦逼了。

問題來了，下面這些事情你怎么歸類：

• 老板交代你準備一份財務報表，2個小時要完成

• 7月份通過PMP項目經理測試

• 9月份要學會Flink大數據處理

• 本周完成ERP項目人力考勤模塊的開發

• 月底提交績效考核自評表

3. 拖延是一種病，得治

  《帕金森法則》(Parkinsons Law)中有這么一段話：”你有多少時間完成工作，工作就會自動變成需要那么多時間。如果你有一整天的時間可以做某項工作，你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內做完它“。是不是感同身受細思極恐？任何事情如果沒有明確的截止時間，那你總會有各種理由把它往后拖延，英語中有個專門的詞描述這種行為：procrastination，通俗點就是不見棺材不落淚，不火燒眉毛都不待著急的，照老理就是“明日復明日，明日何其多，我生待明日，萬事成磋跎”。做事安排計劃一定建立起截止時間的概念，就像deadline這個詞所描述的，跨過這個線就要面臨生死考驗，榮辱成敗息息相關；要養成守時的習慣，定好了節點就要全力以赴的去完成，即使實在無法完成，也要有補救措施，堅決防止牽一發動全身，因為一件事情延時造成全部計劃泡湯。下面列出了一些常見的治療方法：

凡是順手就可以完成的事，立刻去做別拖著，比如，

• 加微信設置備注名，分組，打招呼，加上了立刻就做，過了這個點以后再做要花幾倍的時間

• 需要你做的審批

• 看完一篇文章，對筆記進行整理

• 想給誰打電話

• 給團隊發個通知

• 客戶問題咨詢

要花些時間但是打擾性強，每隔一段時間集中處理

• 查看未讀郵件，逐個回復，時不時的處理郵件會影響效率

• 微信，釘釘，QQ：非工作相關群組屏蔽，不斷在窗口間切換會嚴重影響效率

• 看新聞資訊，找個腦子累的時間段去看，既休息還能學習，一會兒干事一會兒上網要不得

總結類型的工作，寫報告時會很話時間，素材都在以前的工作中，這種類型的事情要腦子里有這根弦，有用的就隨時記錄下來，不然分分鐘就會忘記，等回想的時候就會花很多的時間

• 績效評估單

• 工作量總結

• 關于工作問題，改進的思考

• 周報，月報

其他事項，一定要設定明確的DEADLINE

4. 掌握你的狀態曲線

  每個人在不同的時間段精力狀態是不同的，一般來說上午精力充沛，適合做些有挑戰難度大的事情：比如攻克技術難關，分析問題，制定財務計劃，處理客戶關系；中午休息后下午容易犯困瞌睡，適合輕快些的工作：開會，溝通，論問題都有利于減緩沉悶；心情好的時候提前把難搞的事情做好，消沉的時候才有機會做讓人興奮的事兒。用好時間，集中精力專注的完成一件事情，休息；然后在做下一件事情，每次做的時候都調動自己的心力腦力高度投入，你會發現 ”你認真工作的樣子“真的很美。各位同學可以嘗試下 ”番茄工作法“：選擇一個待完成的任務，將工作時間設為25分鐘，專注工作，中途不做任何與該任務無關的事，直到定時時鐘響起短暫休息一下（5分鐘），每4個時間段多休息一會兒。這種工作方法可以極大地提高工作效率，減少不不要的干擾，讓你能夠全浸入式的投入工作。番茄工作法還有一些具體的操作指導，感興趣的同學自己去找找。

5. 用好碎片時間

  碎片時間那就是那些零散的空余時光，少的就幾分鐘，比如早上公交站等車，餐廳候餐，開會前幾分鐘；多的也會有個把小時，比如上下班通勤，出差的路上等等。在這些時間片中，你沒法找到連續的整塊時間，不適合做復雜連續需要上下文切換的事情，但是用它來放松，休息，看個公眾號，聽英語、有聲書，回復微信，QQ，跟老朋友、家人打電話聊天都是不錯的選擇。再比如培養下能夠隨時休息的能力：利用開會間隙小昧一會兒，在飛機火車上合眼歇歇，都能為后續的工作儲備好精力。

6. 對自己好點兒

  工作是要有的，努力也是要有的，但是別讓自己太苦逼了，逼的太狠容易產生厭倦情緒。對自己好點兒，取得了成績就好好地獎勵自己，得了一筆獎金為什么不買一直想要的iPad呢；剛剛搞定一個復雜的攔路虎獎勵自己一頓大餐也完全說的過去；日常的用品要舒服點兒：精致的鼠標、咔咔響的機械鍵盤、新款手機等等等等，這方面不要吝嗇甚至要適當放寬下預算，選擇讓自己心情愉悅的工具。有了好心情，才能有好心情干事兒。

  《知道，做到》里邊有一句話說的：“我們知道很多東西，但做不到的原因之一，就是我們知道的太多了”。知道的再多，不自己去實踐也沒用，從不知道到知道是 0 和 1 的差距；深刻理解方法并實際用好了，那是 1 到 100 的差距，需要花時間刻意的練習，不斷的總結思考！