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時間管理那點事兒

时间:2020-05-28     作者:肖國一【原创】   阅读

你每天在忙什么?

你為什么這么忙?

你忙的每一件事情真的有必要么?

你這么忙,取得了什么結果?

有沒有更好的工作方法?


  每每談到工作,大多數職業人的第一反應就是忙,真的很忙,從早到晚,水都顧不上喝一杯。一般碰到這種情況我就會問上面的問題,很多人會停下來想一想“我到底為什么這么忙“?有時候是工作多,但更多時候還是工作安排的不夠優化,造成了越忙越亂越亂越忙的惡性循環,說白了就是所謂的瞎忙 - 每天四腳朝天的折騰,腰酸背痛但是卻沒有有價值的產出。要想每天的工作有效率有效果,要想持續的成長,提升自身能力和價值,就必須重視時間管理這件事。

  有個經典的問題,小明每天早上7點起床,出門前他要完成下面幾件事:燒熱水15分鐘(for洗漱),準備早餐10分鐘(不需人工操作),洗漱10分鐘,吃早餐10分鐘,收聽廣播30分鐘,問他最快幾點能出門?

第一種方式:

- 起床 7:00

- 燒水 --------------- 7:15

- 洗漱 -------------------------7:25

- 準備早餐 -----------------------------------7:35

- 吃早餐 ---------------------------------------------7:45

- 聽廣播 ---------------------------------------------------------------------------8:15

小明的時間安排的滿滿的,沒有一會兒真閑著,最早也要8:15才能出門,前后需要1個多小時

第二種方式:


- 起床 7:00

- 聽廣播 ------------------------------ 7:30

- 燒水 --------------- 7:15

- 洗漱 --------------------7:20

- 準備早餐 ----------7:10

- 吃早餐 -----------------------------------7:35

每件事情也都完成了,但是7:35就可以高高興興出門了

  這是個很簡單的例子,不用想就能找到癥結所在:第一種方式是串行,事情一件一件按部就班的做;第二種方式是調整事項的先后順序,還把事情并行處理,明顯加快了速度,幾件事情做下來節省了40分鐘。但是在每天的工作中,各種事情千頭萬緒,不如抽絲剝繭的深思一下,往往形不成全局的認知,很難一眼看出來哪些事情需要優先處理,哪些事情可以并行處理。我發現很多同學都是來了事情,不在腦子里過一下埋頭就去干,也不看看工作之間的前因后果先后順序,結果大多是力氣不少花事情沒辦好。不能真正的用好時間,管理好時間,肯定沒法做出高效產出。

  時間是個物理三維之外的更高維度,抽象,看不到摸不著,卻無時不刻在影響著我們的一切;千金買不到,窮人富人一樣多,對每個人都是公平的;同樣的時間,有人過的精彩紛呈,有的卻是愁云慘淡,最關鍵的原因就在于如何對待時間。時間管理是人生的一項底層技能,健康,財務,快樂,幸福,成長,人生的一切重要事務都和時間管理緊密相連,其本質是運用科學的方法對工作進行安排,調整工作流程,建立優秀的生活工作習慣,如果再往深一點說就是如何做好自我管理。就像上篇關于學習的博客學習那點兒事中提到的,管理自己其實是最難的。人的本性是動物,”爬行動物腦”控制著我們的本能行為,餓了要吃飯,困了要睡覺,累了要休息,生氣就要發怒,最好能夠不勞而獲......;“新腦”則控制著我們的意志,它能夠抑制爬行動物腦的沖動,讓我們做當前很難受但是長遠有價值的事情,讓我們能夠不斷成長進步。你要持續的鍛煉”新腦“,讓它變的愈發強大,讓它克制住潛意識里的人性弱點。鍛煉的方式嘛,不外乎內外兼修:在內加強自律,刻意練習不斷強化養成習慣;在外增加被督促的壓力,比如把你要的事情

  • 寫下來:用手寫,貼在自己看的到的地方;貼在電腦上辦公桌上,時時刻刻提醒自己

  • 喊出來:把目標告訴你的哥們閨蜜,同學,同事,朋友圈立個flag ,等堅持不住的時候肯定有”熱心人“來修理你

  • 放下來:不是讓你把事情放下來,是在堅持的實在痛苦的時候,給自己點獎勵,短時間放縱下。意志力就像肌肉,崩的太緊也會疲勞,在苦逼的人也需要快樂


下面給大家分享一些時間管理的小技巧,找到適合你自己的,趕緊行動起來。

1. 弄清現狀

  不打無準備的仗,要想管好時間,先要知道你每天的時間去哪兒了。從早上睜眼開始到上床睡覺,詳細記錄下自己每天做的事情,記錄在什么時間點做了些什么:刷手機,朋友圈,閱讀,娛樂,編碼,學習,音樂,大餐,溝通還是閑談,記錄的要盡量細。下面是我某一天記錄的流水賬(只分享工作內容),每天幾點幾分做了哪些事情一目了然:

  1. 評審中煤項目的計劃安排 - 9:30 - 10:00

  2. 準備達內機試題,進行評審 10:00 - 10:30

  3. 評審中車控制系統的系統設計: 10: 35 - 10:45

  4. Java候選人面試 11:00 - 11:20 (然后休息20分鐘)

  5. 中煤項目執行流程溝通: 11:40 - 11:55

  6. VUE候選人面試 12:00 - 12: 20

  7. 確認中煤項目前臺開發合作方式 12:40 - 12:55

  8. 管理團隊周會 13:00 - 14:05

  9. 測試人員二面 14:15 - 14:45

  10.  午餐14:45 - 15:00

  11. 與人力團隊討論公司薪資調整制度規范 15:00 - 15:30

  12. 溝通面試通過候選人的團隊安排 15:35 - 15: 47

  13. 溝通后期人力招聘優先級和日程安排 15:50 - 16:00

  14. 面試后臺開發工程師: 未通過 16:05 - 16:45

  15. 溝通面試結果,分享面試看人技巧 16:45 - 16:50

  16. 梳理團隊人力需求17:00 - 17:30

  17. 處理各種雜事兒 18:30 - 20:30

看完上面的日志記錄,是不是覺得有什么問題,建議你停在這里思考一下再往下看:


思考


思考


思考


  如果你看出來問題來了,那恭喜你,時間管理第一招你已經學到了;如果你還沒看出來,那也得恭喜下,你現在應該深刻理解到時間管理為什么難了(看不出一天的工作重點是什么,工作不是被安排而是被裹挾著往前走)?吹竭@里,先立個flag堅持連續兩周記錄每天的時間消耗,你就會對時間的使用有大體的認知:有多少時間是被打斷的,有多少時間是計劃外的,有多少是全心投入工作的,應該怎么安排不同的工作。

2. 做好計劃

  人生難免有曲折,一些局部的困難很容易讓人迷失從而喪失前進的動力。只有設立明確的目標點亮指路明燈,才能在迷茫的時候保持清醒,才能時刻知道自己現在在哪里,自己要去哪里,明白這兩點之間的差距。你的目標在哪里?閉上眼,心平靜氣的問問自己,現在就做!除了大目標,更要學會做年度計劃,月度計劃,周計劃,每日計劃,再大的目標也是靠一分一秒的點滴積累實現的。凡事預則立不預則廢,每天每周都要做好計劃把工作規劃好。比如每周周日下午專門找出1 - 2個小時回想下這一周的工作:哪些做得好,哪些做得不足,需要做哪些改進,想好了一定記下來;接著思考下下周的工作計劃,在筆記上把事情按照優先級列出來。在每天晚上也做同樣的事情,對當天的工作進行反思,把第二天需要處理的工作梳理清楚。早上到辦公室后檢查下郵件,開晨會,盡量收集需要處理的計劃外事項,并據此調整工作計劃:突發事情需要加進來,優先級是什么,原計劃完成但是做不完的事情怎么處理,心里要有個算算。把每天的工作使用todo list一條條列出來,工具可以用”有道筆記“或者”印象筆記“都不錯。我一般是按周設立類別,一周的工作是一篇筆記,上面記錄本周要做的事情,按天安排好。每天晚上下班前,提前看下第二天的工作,如果需要協調資源,提前規劃好。工作開始時,每做完一項就劃掉一項,看著滿滿的橫杠杠個人會有很強的成就感。

2. 管理好事情優先級

  常用的工具是四象限管理法,其觀念是把主要精力和時間集中放在那些重要但不緊急的工作上,這樣可以做到未雨綢繆,防患未然。日常工作中往往有機會去計劃和完成一件事,但常常又沒有及時地去做,隨著時的推移,重大事項始終難以取得進展,等快到截止時間的時候又開始加班加點,打亂了原有的節奏,造成工作產出上下起伏。四象限法就是把要做的事情按照緊急、不緊急、重要、不重要的排列組合分成四個象限,讓重要的事情可以波瀾不驚地逐步取得進展。尤其像親情,夢想這樣的事情,要準備打持久戰,把做這些事情的時間計劃出來。

  • 第一象限:緊急而重要的事情,具有時間緊迫性和影響重要性,無法回避也不能拖延,必須首先處理優先解決,比如生產系統事故,客戶投訴處理。

  • 第二象限:不緊急但重要的事情,對個人的成長和發展具有重大的意義,這類事情必須提前規劃,持續推進,在不忙的時候也不能松懈,一定記住短期成功靠機會,中期成功靠能力,長期成功靠積累。

  • 第三象限:緊急但不重要的事情,不要認為緊急的事情就是重要的,這個很考驗個人的綜合判斷能力,不能讓不重要的事情占用太多寶貴時間。

  • 第四象限:不緊急不重要的事情,大多是些瑣碎的雜事,上網、閑聊、游逛,看著安排就好了,畢竟人也不能活的太苦逼了。

問題來了,下面這些事情你怎么歸類:

  • 老板交代你準備一份財務報表,2個小時要完成

  • 7月份通過PMP項目經理測試

  • 9月份要學會Flink大數據處理

  • 本周完成ERP項目人力考勤模塊的開發

  • 月底提交績效考核自評表

3. 拖延是一種病,得治

  《帕金森法則》(Parkinsons Law)中有這么一段話:”你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那么多時間。如果你有一整天的時間可以做某項工作,你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作,你就會更迅速有效地在一小時內做完它“。是不是感同身受細思極恐?任何事情如果沒有明確的截止時間,那你總會有各種理由把它往后拖延,英語中有個專門的詞描述這種行為:procrastination,通俗點就是不見棺材不落淚,不火燒眉毛都不待著急的,照老理就是“明日復明日,明日何其多,我生待明日,萬事成磋跎”。做事安排計劃一定建立起截止時間的概念,就像deadline這個詞所描述的,跨過這個線就要面臨生死考驗,榮辱成敗息息相關;要養成守時的習慣,定好了節點就要全力以赴的去完成,即使實在無法完成,也要有補救措施,堅決防止牽一發動全身,因為一件事情延時造成全部計劃泡湯。下面列出了一些常見的治療方法:

凡是順手就可以完成的事,立刻去做別拖著,比如,

  • 加微信設置備注名,分組,打招呼,加上了立刻就做,過了這個點以后再做要花幾倍的時間

  • 需要你做的審批

  • 看完一篇文章,對筆記進行整理

  • 想給誰打電話

  • 給團隊發個通知

  • 客戶問題咨詢

要花些時間但是打擾性強,每隔一段時間集中處理

  • 查看未讀郵件,逐個回復,時不時的處理郵件會影響效率

  • 微信,釘釘,QQ:非工作相關群組屏蔽,不斷在窗口間切換會嚴重影響效率

  • 看新聞資訊,找個腦子累的時間段去看,既休息還能學習,一會兒干事一會兒上網要不得

總結類型的工作,寫報告時會很話時間,素材都在以前的工作中,這種類型的事情要腦子里有這根弦,有用的就隨時記錄下來,不然分分鐘就會忘記,等回想的時候就會花很多的時間

  • 績效評估單

  • 工作量總結

  • 關于工作問題,改進的思考

  • 周報,月報

其他事項,一定要設定明確的DEADLINE

4. 掌握你的狀態曲線

  每個人在不同的時間段精力狀態是不同的,一般來說上午精力充沛,適合做些有挑戰難度大的事情:比如攻克技術難關,分析問題,制定財務計劃,處理客戶關系;中午休息后下午容易犯困瞌睡,適合輕快些的工作:開會,溝通,論問題都有利于減緩沉悶;心情好的時候提前把難搞的事情做好,消沉的時候才有機會做讓人興奮的事兒。用好時間,集中精力專注的完成一件事情,休息;然后在做下一件事情,每次做的時候都調動自己的心力腦力高度投入,你會發現 ”你認真工作的樣子“真的很美。各位同學可以嘗試下 ”番茄工作法“:選擇一個待完成的任務,將工作時間設為25分鐘,專注工作,中途不做任何與該任務無關的事,直到定時時鐘響起短暫休息一下(5分鐘),每4個時間段多休息一會兒。這種工作方法可以極大地提高工作效率,減少不不要的干擾,讓你能夠全浸入式的投入工作。番茄工作法還有一些具體的操作指導,感興趣的同學自己去找找。

5. 用好碎片時間

  碎片時間那就是那些零散的空余時光,少的就幾分鐘,比如早上公交站等車,餐廳候餐,開會前幾分鐘;多的也會有個把小時,比如上下班通勤,出差的路上等等。在這些時間片中,你沒法找到連續的整塊時間,不適合做復雜連續需要上下文切換的事情,但是用它來放松,休息,看個公眾號,聽英語、有聲書,回復微信,QQ,跟老朋友、家人打電話聊天都是不錯的選擇。再比如培養下能夠隨時休息的能力:利用開會間隙小昧一會兒,在飛機火車上合眼歇歇,都能為后續的工作儲備好精力。

6. 對自己好點兒

  工作是要有的,努力也是要有的,但是別讓自己太苦逼了,逼的太狠容易產生厭倦情緒。對自己好點兒,取得了成績就好好地獎勵自己,得了一筆獎金為什么不買一直想要的iPad呢;剛剛搞定一個復雜的攔路虎獎勵自己一頓大餐也完全說的過去;日常的用品要舒服點兒:精致的鼠標、咔咔響的機械鍵盤、新款手機等等等等,這方面不要吝嗇甚至要適當放寬下預算,選擇讓自己心情愉悅的工具。有了好心情,才能有好心情干事兒。


  《知道,做到》里邊有一句話說的:“我們知道很多東西,但做不到的原因之一,就是我們知道的太多了”。知道的再多,不自己去實踐也沒用,從不知道到知道是 0 和 1 的差距;深刻理解方法并實際用好了,那是 1 到 100 的差距,需要花時間刻意的練習,不斷的總結思考!


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