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時間管理那點事兒时间:2020-05-28 你每天在忙什么? 你為什么這么忙? 你忙的每一件事情真的有必要么? 你這么忙,取得了什么結果? 有沒有更好的工作方法? 每每談到工作,大多數職業人的第一反應就是忙,真的很忙,從早到晚,水都顧不上喝一杯。一般碰到這種情況我就會問上面的問題,很多人會停下來想一想“我到底為什么這么忙“?有時候是工作多,但更多時候還是工作安排的不夠優化,造成了越忙越亂越亂越忙的惡性循環,說白了就是所謂的瞎忙 - 每天四腳朝天的折騰,腰酸背痛但是卻沒有有價值的產出。要想每天的工作有效率有效果,要想持續的成長,提升自身能力和價值,就必須重視時間管理這件事。 有個經典的問題,小明每天早上7點起床,出門前他要完成下面幾件事:燒熱水15分鐘(for洗漱),準備早餐10分鐘(不需人工操作),洗漱10分鐘,吃早餐10分鐘,收聽廣播30分鐘,問他最快幾點能出門? 第一種方式: - 起床 7:00 - 燒水 --------------- 7:15 - 洗漱 -------------------------7:25 - 準備早餐 -----------------------------------7:35 - 吃早餐 ---------------------------------------------7:45 - 聽廣播 ---------------------------------------------------------------------------8:15 小明的時間安排的滿滿的,沒有一會兒真閑著,最早也要8:15才能出門,前后需要1個多小時 第二種方式: - 起床 7:00 - 聽廣播 ------------------------------ 7:30 - 燒水 --------------- 7:15 - 洗漱 --------------------7:20 - 準備早餐 ----------7:10 - 吃早餐 -----------------------------------7:35 每件事情也都完成了,但是7:35就可以高高興興出門了 這是個很簡單的例子,不用想就能找到癥結所在:第一種方式是串行,事情一件一件按部就班的做;第二種方式是調整事項的先后順序,還把事情并行處理,明顯加快了速度,幾件事情做下來節省了40分鐘。但是在每天的工作中,各種事情千頭萬緒,不如抽絲剝繭的深思一下,往往形不成全局的認知,很難一眼看出來哪些事情需要優先處理,哪些事情可以并行處理。我發現很多同學都是來了事情,不在腦子里過一下埋頭就去干,也不看看工作之間的前因后果先后順序,結果大多是力氣不少花事情沒辦好。不能真正的用好時間,管理好時間,肯定沒法做出高效產出。 時間是個物理三維之外的更高維度,抽象,看不到摸不著,卻無時不刻在影響著我們的一切;千金買不到,窮人富人一樣多,對每個人都是公平的;同樣的時間,有人過的精彩紛呈,有的卻是愁云慘淡,最關鍵的原因就在于如何對待時間。時間管理是人生的一項底層技能,健康,財務,快樂,幸福,成長,人生的一切重要事務都和時間管理緊密相連,其本質是運用科學的方法對工作進行安排,調整工作流程,建立優秀的生活工作習慣,如果再往深一點說就是如何做好自我管理。就像上篇關于學習的博客(學習那點兒事)中提到的,管理自己其實是最難的。人的本性是動物,”爬行動物腦”控制著我們的本能行為,餓了要吃飯,困了要睡覺,累了要休息,生氣就要發怒,最好能夠不勞而獲......;“新腦”則控制著我們的意志,它能夠抑制爬行動物腦的沖動,讓我們做當前很難受但是長遠有價值的事情,讓我們能夠不斷成長進步。你要持續的鍛煉”新腦“,讓它變的愈發強大,讓它克制住潛意識里的人性弱點。鍛煉的方式嘛,不外乎內外兼修:在內加強自律,刻意練習不斷強化養成習慣;在外增加被督促的壓力,比如把你要的事情
下面給大家分享一些時間管理的小技巧,找到適合你自己的,趕緊行動起來。 1. 弄清現狀不打無準備的仗,要想管好時間,先要知道你每天的時間去哪兒了。從早上睜眼開始到上床睡覺,詳細記錄下自己每天做的事情,記錄在什么時間點做了些什么:刷手機,朋友圈,閱讀,娛樂,編碼,學習,音樂,大餐,溝通還是閑談,記錄的要盡量細。下面是我某一天記錄的流水賬(只分享工作內容),每天幾點幾分做了哪些事情一目了然:
看完上面的日志記錄,是不是覺得有什么問題,建議你停在這里思考一下再往下看: 思考 思考 思考 如果你看出來問題來了,那恭喜你,時間管理第一招你已經學到了;如果你還沒看出來,那也得恭喜下,你現在應該深刻理解到時間管理為什么難了(看不出一天的工作重點是什么,工作不是被安排而是被裹挾著往前走)?吹竭@里,先立個flag堅持連續兩周記錄每天的時間消耗,你就會對時間的使用有大體的認知:有多少時間是被打斷的,有多少時間是計劃外的,有多少是全心投入工作的,應該怎么安排不同的工作。 2. 做好計劃人生難免有曲折,一些局部的困難很容易讓人迷失從而喪失前進的動力。只有設立明確的目標點亮指路明燈,才能在迷茫的時候保持清醒,才能時刻知道自己現在在哪里,自己要去哪里,明白這兩點之間的差距。你的目標在哪里?閉上眼,心平靜氣的問問自己,現在就做!除了大目標,更要學會做年度計劃,月度計劃,周計劃,每日計劃,再大的目標也是靠一分一秒的點滴積累實現的。凡事預則立不預則廢,每天每周都要做好計劃把工作規劃好。比如每周周日下午專門找出1 - 2個小時回想下這一周的工作:哪些做得好,哪些做得不足,需要做哪些改進,想好了一定記下來;接著思考下下周的工作計劃,在筆記上把事情按照優先級列出來。在每天晚上也做同樣的事情,對當天的工作進行反思,把第二天需要處理的工作梳理清楚。早上到辦公室后檢查下郵件,開晨會,盡量收集需要處理的計劃外事項,并據此調整工作計劃:突發事情需要加進來,優先級是什么,原計劃完成但是做不完的事情怎么處理,心里要有個算算。把每天的工作使用todo list一條條列出來,工具可以用”有道筆記“或者”印象筆記“都不錯。我一般是按周設立類別,一周的工作是一篇筆記,上面記錄本周要做的事情,按天安排好。每天晚上下班前,提前看下第二天的工作,如果需要協調資源,提前規劃好。工作開始時,每做完一項就劃掉一項,看著滿滿的橫杠杠個人會有很強的成就感。 2. 管理好事情優先級常用的工具是四象限管理法,其觀念是把主要精力和時間集中放在那些重要但不緊急的工作上,這樣可以做到未雨綢繆,防患未然。日常工作中往往有機會去計劃和完成一件事,但常常又沒有及時地去做,隨著時的推移,重大事項始終難以取得進展,等快到截止時間的時候又開始加班加點,打亂了原有的節奏,造成工作產出上下起伏。四象限法就是把要做的事情按照緊急、不緊急、重要、不重要的排列組合分成四個象限,讓重要的事情可以波瀾不驚地逐步取得進展。尤其像親情,夢想這樣的事情,要準備打持久戰,把做這些事情的時間計劃出來。
問題來了,下面這些事情你怎么歸類:
3. 拖延是一種病,得治《帕金森法則》(Parkinsons Law)中有這么一段話:”你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那么多時間。如果你有一整天的時間可以做某項工作,你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作,你就會更迅速有效地在一小時內做完它“。是不是感同身受細思極恐?任何事情如果沒有明確的截止時間,那你總會有各種理由把它往后拖延,英語中有個專門的詞描述這種行為:procrastination,通俗點就是不見棺材不落淚,不火燒眉毛都不待著急的,照老理就是“明日復明日,明日何其多,我生待明日,萬事成磋跎”。做事安排計劃一定建立起截止時間的概念,就像deadline這個詞所描述的,跨過這個線就要面臨生死考驗,榮辱成敗息息相關;要養成守時的習慣,定好了節點就要全力以赴的去完成,即使實在無法完成,也要有補救措施,堅決防止牽一發動全身,因為一件事情延時造成全部計劃泡湯。下面列出了一些常見的治療方法: 凡是順手就可以完成的事,立刻去做別拖著,比如,
要花些時間但是打擾性強,每隔一段時間集中處理
總結類型的工作,寫報告時會很話時間,素材都在以前的工作中,這種類型的事情要腦子里有這根弦,有用的就隨時記錄下來,不然分分鐘就會忘記,等回想的時候就會花很多的時間
其他事項,一定要設定明確的DEADLINE 4. 掌握你的狀態曲線每個人在不同的時間段精力狀態是不同的,一般來說上午精力充沛,適合做些有挑戰難度大的事情:比如攻克技術難關,分析問題,制定財務計劃,處理客戶關系;中午休息后下午容易犯困瞌睡,適合輕快些的工作:開會,溝通,論問題都有利于減緩沉悶;心情好的時候提前把難搞的事情做好,消沉的時候才有機會做讓人興奮的事兒。用好時間,集中精力專注的完成一件事情,休息;然后在做下一件事情,每次做的時候都調動自己的心力腦力高度投入,你會發現 ”你認真工作的樣子“真的很美。各位同學可以嘗試下 ”番茄工作法“:選擇一個待完成的任務,將工作時間設為25分鐘,專注工作,中途不做任何與該任務無關的事,直到定時時鐘響起短暫休息一下(5分鐘),每4個時間段多休息一會兒。這種工作方法可以極大地提高工作效率,減少不不要的干擾,讓你能夠全浸入式的投入工作。番茄工作法還有一些具體的操作指導,感興趣的同學自己去找找。 5. 用好碎片時間碎片時間那就是那些零散的空余時光,少的就幾分鐘,比如早上公交站等車,餐廳候餐,開會前幾分鐘;多的也會有個把小時,比如上下班通勤,出差的路上等等。在這些時間片中,你沒法找到連續的整塊時間,不適合做復雜連續需要上下文切換的事情,但是用它來放松,休息,看個公眾號,聽英語、有聲書,回復微信,QQ,跟老朋友、家人打電話聊天都是不錯的選擇。再比如培養下能夠隨時休息的能力:利用開會間隙小昧一會兒,在飛機火車上合眼歇歇,都能為后續的工作儲備好精力。 6. 對自己好點兒工作是要有的,努力也是要有的,但是別讓自己太苦逼了,逼的太狠容易產生厭倦情緒。對自己好點兒,取得了成績就好好地獎勵自己,得了一筆獎金為什么不買一直想要的iPad呢;剛剛搞定一個復雜的攔路虎獎勵自己一頓大餐也完全說的過去;日常的用品要舒服點兒:精致的鼠標、咔咔響的機械鍵盤、新款手機等等等等,這方面不要吝嗇甚至要適當放寬下預算,選擇讓自己心情愉悅的工具。有了好心情,才能有好心情干事兒。 《知道,做到》里邊有一句話說的:“我們知道很多東西,但做不到的原因之一,就是我們知道的太多了”。知道的再多,不自己去實踐也沒用,從不知道到知道是 0 和 1 的差距;深刻理解方法并實際用好了,那是 1 到 100 的差距,需要花時間刻意的練習,不斷的總結思考! |